Inovação na prática: como fazer uma reunião de priorização?

Se você é empreendedor, líder de time, gestor ou gerente e entende que tá na hora de começar a inovar, mas sempre existem barreiras - custos, resistência à mudança, etc -  este texto é pra você.

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Inovar é caro?

Ao contrário do que muitos pensam, inovar não é difícil nem caro. Muitas vezes, atrelamos a palavra inovação à complexidade, à tecnologia e a revoluções que nem sempre as empresas estão preparadas pra encarar né? E isso assusta! Portanto, mesmo que você queira muito inovar, não precisa escrever inovação em vermelho na testa e sair brigando com todo mundo na firma até alguma coisa mudar.

A lógica da disrupção transmite a sensação de que, para inovar, precisamos destruir tudo que já foi feito e recomeçar de um jeito moderninho e com muito investimento. Não é bem assim que a banda toca, pois é possível começar o processo de inovação e entender a proposição de valor antes mesmo de gastar dinheiro. Tem um vídeo do canal Inovação Possível no Youtube, do meu amigo Rodrigo Giaffredo, que fala exatamente disso.

Inovação não é o destino, é um caminho.

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O fato é que inovar está ligado a como você vai incluir atitudes inovativas no dia a dia da empresa, de forma gradual e tranquila pra que todos façam parte disso.

Então, a gente pode assumir a inovação como uma forma de evolução, não de revolução. Partindo deste princípio, vou mostrar como uma técnica de facilitação pode te ajudar a fazer a galera inovar contigo sem sofrimento.

Reconhecimento do problema e senso de urgência.

Toda empresa tem probleminhas e funções inacabadas, seja num processo interno, no recrutamento, no marketing ou nas vendas. Alguma coisinha tá ali incomodando, sempre tem algo que poderia ser mais fluido. Pode apostar que as pessoas de cada setor percebem isso, mas nada é feito porque falta troca de informações e, principalmente, tomadas de decisão por consenso, e é por isso que o status quo se mantém.

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Enquanto isso, as reuniões de planejamento e os e-mails continuam incluindo a palavra inovação. Oras, por que não inovar nessas situações? Uma vez que as pessoas assumem prioridades e entendem o senso de urgência de cada problema, a empresa evolui. E isso, por si só, já é inovar.

Vamos à prática.

Matriz Gut

Criada por Kepner e Tregoe, a Matriz Gut é uma ferramenta consagrada que pode ser utilizada em empresas de quaisquer portes e segmentos. O principal objetivo é fazer com que a equipe possa traçar prioridades estratégicas, desenvolver planos de ação de forma mais simples e encontrar oportunidades de melhoria (olha a inovação aí, gente). É super simples e realmente funciona. Massa né?

Quer aprender a incluir essa técnica nas suas reuniões de planejamento e na gestão de projetos da sua empresa? Então, bora!

Primeira Etapa - Identificar problemas

Você vai precisar de:

  • Post-its e uma parede ou quadro para colocá-los;
  • Canetas;
  • Divida os espaços onde serão colados os post-its em 5 colunas:
  • problema, gravidade, urgência, tendência e Gut.
  • Tesoura sem ponta (mentira, não precisa de tesoura, mas eu sempre quis dizer isso igual à Eliana nos anos 90, me deixa);
  • Pessoas, oras.

O primeiro passo é envolver a galera na identificação dos problemas. Geralmente, cada um enxerga pontos de dificuldade no seu dia a dia e com certeza estes pontos impactam na organização como um todo. Caso as pessoas não estejam acostumadas a falar e dar suas opiniões, você vai precisar de uma dose extra de incentivo e o seu trabalho como facilitador é:

  • Engajar a equipe;
  • Entender as expectativas do grupo;
  • Manter a escuta ativa;
  • Ser flexível;
  • Atuar com empatia.

Dica relâmpago: o ideal é que estas reuniões estratégicas tenham participantes de vários setores, afinal a empresa é como um organismo e cada função influencia as outras. Se houver integração entre todas as áreas, bingo!

Depois que todo mundo listar os problemas que detectam em suas áreas, no marketing, na experiência do cliente, nas vendas, enfim, em qualquer aspecto… Vamos à parte mais legal: entender e classificar.

Segunda etapa - Classificação dos Problemas

A ideia é que a turma discuta e inclua os problemas no quadro tendo em mente os 3 atributos:

Gravidade

A gravidade deve ser analisada em relação ao impacto que o problema pode gerar caso não seja solucionado. Vai falir a firma? Vai perder cliente importante? Vai prejudicar a reputação da marca? Vish!

A pontuação da gravidade:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência

A urgência é uma percepção relacionada ao tempo de ação. Se eu não solucionar isso agora vai dar ruim ou esse problema pode esperar um pouquinho? Essa urgência pode estar relacionada aos prazos determinados por lei, respostas aos clientes ou crises graves, por exemplo.

A pontuação da urgência segue a mesma lógica:

  1. Pode esperar
  2. Pouco urgente
  3. Urgente
  4. Muito urgente
  5. Necessidade de ação imediata

Tendência

Tendência analisa a possibilidade de o problema virar uma bola de neve, caso não seja solucionado. É preciso pensar em quais seriam as consequências dos problemas e seus potenciais de crescimento. Em resumo: se o probleminha pode virar um problemão que geraria muito incômodo no futuro. Pontuação? Mesmo esquema, não tem erro.

  1. Não irá mudar
  2. Irá piorar a longo prazo
  3. Irá piorar a médio prazo
  4. Irá piorar a curto prazo
  5. Irá piorar rapidamente

Durante o debate para entender quais são os graus de gravidade, urgência e tendência de cada problema, algo mágico acontece. As pessoas passam a entender os desafios como situações importantes para toda empresa e deixam de olhar apenas para os próprios problemas, o que cria pensamento crítico e senso de colaboração. Além disso, o reconhecimento das urgências faz com que as ações estratégicas não sejam empurradas com a barriga, já que todos perceberam e assumiram o quanto é importante resolver ou reduzir os problemas listados.

Terceira etapa - Ranking dos problemas

Multiplique as notas de cada problema.

Gravidade x Urgência x Tendência = GUT

O seu quadro vai estar mais ou menos assim, só que com mais situações listadas (imagino):

 
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p.s: ignorem minha letra de criança, please. Fiz rapidinho no meu quadro-negro com situações genéricas só pra ficar claro, mas você pode fazer com post-its, numa cartolina, numa planilha no Google Drive, tanto faz. O importante é fazer de uma forma que todos visualizem e participem :)

Depois de multiplicar, faça um ranking da maior pontuação para a menor.

Com esta visualização clara de quais são as prioridades, a galera está pronta para a última etapa.

Quarta Etapa - Plano de Ação e Responsabilidades

Pode apostar que vão surgir sugestões simples e de zero custo para resolver as prioridades. A maravilha de se criar planos de ação através da inteligência coletiva é, em primeiro lugar, ter um espectro amplo de soluções considerando perspectivas diferentes. Em segundo, mas não menos importante, é que o envolvimento de quem vai executar as tarefas no desenvolvimento do plano de ação faz com que as pessoas entendam exatamente o porquê de estarem realizando cada tarefa, o que empodera os times e incentiva o protagonismo dentro da organização.

Em muitos casos, as responsabilidades por cada etapa do plano de ação são definidas de forma voluntária, pois cada um se sente tocado e capaz de realizar algo que vai fazer toda diferença na dissolução do problema. E o melhor: vocês já estão quebrando o status quo! Não é lindo isso?

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E aí? Que tal começar a inovar na reunião de planejamento dessa semana? Se você tiver alguma dúvida e quiser uma mãozinha, manda um oi. O que eu mais quero é ver a inovação deixar de ser papo-furado na sua firma ;)


Este texto foi inspirado pelas perguntas recorrentes dos participantes das minhas palestras. Como fazer a inovação deixar de ser apenas discutida e se tornar de fato uma prática? Como criar senso de urgência nos times? Entre outras que sempre aparecem por aí. Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, manda pra cá! Vou curtir muito escrever sobre algo sabendo que vai ser útil pra você. Valeu, falou! <3

 
 

Marilia é facilitadora e estrategista de inovação, marcas e cultura organizacional. Fundou o ELEVANTE para proporcionar inovação de forma acessível e simplificada para organizações e pessoas.